INTRODUCCIÓN

Para todos los efectos este manual servirá de guía para que los expositores y patrocinadores de ANDINA LINK CARTAGENA 2023 puedan organizar su participación y disminuir la ocurrencia de imprevistos antes, durante y después del evento.

Cada uno de los puntos que se relacionan en el manual le ayudará a planear su participación, desde el envío de mercancías y construcción de su stand hasta los eventos sociales a los que le gustaría asistir durante su estancia en Cartagena.

Por lo tanto, le recomendamos no deje de leer detenidamente cada uno de los capítulos que de manera práctica y concisa le hacen recomendaciones para facilitar su participación en el evento.

RESPONSABILIDADES DE ANDINA LINK / CENTRO DE CONVENCIONES LAS AMERICAS

• Ni Andina Link, sus agentes, ni ninguno de sus representantes serán responsables por ningún daño o pérdida que pueda ocurrir a los expositores, la propiedad de estos, sus invitados, empleados o agentes, sea cual sea la causa, incluyendo la cancelación o la imposibilidad de la asistencia a la exposición. Esta comunicación se encuentra en la página web del evento. Es obligación de todo expositor y patrocinador leer toda la información aquí contenida.Por consiguiente, la organización asume, que, si no hay ninguna clase de comunicación después de recibido objetando alguno de los puntos aquí mencionados, que este documento ha sido leído, estudiado y aceptado por la empresa expositora lo cual libera a la organización Andina Link / TDC Events de cualquier responsabilidad. El expositor se compromete a pagar por cualquier daño producido por él, sus empleados o agentes al edificio en el que se celebre la exposición daños a su equipo, ya sea por falta de cuidado o cualquier otra causa
• El Centro de Convenciones las Américas y la organización Andina Link/ TDC Events ofrecerán un servicio de seguridad en el área de exposición y las salas de conferencias durante las 24 horas del día. El personal del expositor deberá llevar siempre su acreditación visible. Para la zona de registro y reclamo de escarapelas se solicitará documento de identificación. A todos los expositores que se les pierda la escarapela de identificación tendrá un cobro de $30 USD. Todos los expositores deberán tomar medidas para mantener bajo llave o bajo la supervisión del personal del stand los objetos que puedan ser hurtados durante el evento.
• Las compañías que contraten empresas de montaje externas a ARQA Studio, deben de enviar un listado de las personas con número de cedula de las cuales realizaran el montaje, las personas deben de registrarse con documento de identificación en mano y siempre portar la escarapela. El listado debe de enviarse a su representante de ventas, de lo contrario las personas no podrán ingresar al Centro de Convenciones las Américas.
• El expositor asume toda la responsabilidad y acepta indemnizar y mantener fuera de toda responsabilidad a los organizadores de Andina Link, así como a sus directivos y empleados ante cualquier perdida o daño a personas o propiedades, incluyendo los pagos de abogados, que se puedan provocar o sean causadas por la instalación de su stand, su desmantelamiento, mantenimiento o uso del área de exposición. El expositor sabe que Andina Link, sus organizadores, así como el Centro de convenciones las Américas no mantiene ningún tipo de seguro sobre la propiedad del expositor y que es responsabilidad únicamente del expositor, así como la obtención correspondiente de seguros por daños a personas y materiales e interrupción de negocios.

INFORMACIÓN GENERAL

Horarios de Montaje de stands:

Domingo 05 de Marzo de 2023 Delineación de espacios por parte de ARQA  7 :00 am – 8:00 pm

Lunes 06 de Marzo de 2023 Montajes de Stands a partir de las 11:00 am

Martes 07 de Marzo de 2023 Montajes de Stands – 8:00 am – 8:00 pm

Apertura Muestra Comercial:

Miércoles 08 de Marzo de 2023 – 10:00 am – 06:00 pm

Jueves 09 de Marzo de 2023 – 10:00 am – 06:00 pm

Desmontaje de stands:

Jueves 09 de Marzo de 2023 – Después de finalizado el evento hasta 8 :00 pm

AGENDA GENERAL

(click para ver agenda)

NORMAS Y CARACTERÍSTICAS DE LA EXHIBICIÓN COMERCIAL

Normas del área de exhibición
Normas para el montaje y desmontaje de stands dentro del área de exhibición:

• Toda mercancía destinada a la exhibición debe ser ingresada por las puertas destinadas para recibo de carga, durante los horarios permitidos.
• Todos los booths o stands deben estar totalmente terminados el día Miércoles 08 de Marzo de 2023 a las 10:00 am
• No se permite desmontar stands antes del último día de exposición a la hora señalada.

Normas sobre áreas comunes del área de exhibición

• Ningún tipo de rótulo, placa u otra forma de publicidad podrá ser usada en los pasillos de la exposición ni fijada a las paredes o columnas de esta.
• Ninguna publicación puede ser distribuida en el área de sala de conferencia, de registro o exhibición sin el consentimiento de la organización Andina Link.

Normas para el Ingreso de personas al área de exhibición

• A delegados, visitantes y miembros de la prensa NOse les permitirá la entrada durante el tiempo de montaje a la sala de exhibición.
• La sala de exhibición abrirá las puertas a visitantes y miembros de la prensa solamente durante las horas de exposición.
• Favor de NO convocar a reuniones dentro de la sala de exhibición durante el tiempo de montaje.

CARACTERÍSTICAS DE LOS STANDS QUE SON ENTREGADOS POR ANDINA LINK A LOS EXPOSITORES

Disposición del Stand: Si el personal de su compañía no va a ser el encargado del montaje de su stand o si necesita una instalación eléctrica compleja, deberá hacer un esquema de su stand a escala, en una cuadricula.

Envíe una copia de este esquema a Andina Link / TDC Events al e-mail: luciam@andinalink.com; 

No olvide incluir el nombre de su compañía y el número de su stand

Mobiliario: La organización Andina Link se encargará de instalar y desinstalar el siguiente equipo en cada espacio contratado.

• Paredes laterales y trasera en telón cuyo metraje consta de 1 metro de largo, y su altura depende del tamaño de cada espacio en la muestra comercial:
  1 rótulo de identificación.
• Un spot de luz 110v
• Una mesa 1.20 cm de largo x 60 cm de ancho
• 2 Sillas.

Si desea mobiliario adicional podrá reservarlo según la disponibilidad que tenga el proveedor de estructuras sugerido: (remítase a la página del Directorio de Servicios).

Equipos audiovisuales y sonido: Usted podrá instalar equipos audiovisuales y de sonido, que deberá contratar directamente con el Centro de Convenciones o por intermedio de su diseñador y/o constructor de stand, pues no hacen parte del valor del stand.(Nota: Si solicita servicios audiovisuales de un contratista independiente que no sea del Centro de Convenciones, tendrá que pagar un permiso o descorcho para ingresar TV, Equipos etc, consultar con  luciam@andinalink.com; 

Nota: Para respetar la exhibición del stand que tiene a su alrededor le pedimos el favor de mantener el nivel del sonido a un volumen prudente.

Contratistas no oficiales: Si usted desea hacer una construcción diferente a la que ANDINA LINK provee o alquilar mobiliario adicional debe exigir un certificado de seguro demostrando que el contratista que va a utilizar tiene un seguro que cubre por responsabilidad civil.

INFORMACIÓN LOGÍSTICA: INFORMACIÓN RELATIVA AL ENVÍO DE MERCANCÍAS

El centro de Convenciones las Américas  Durante este tiempo, estará bajo el control de las Autoridades Aduaneras Colombianas, las cuales controlarán el ingreso y la salida de todo tipo de mercancías, los expositores deberán diligenciar un formato que se les enviara previa al evento , relacionando toda la mercancía que vayan a exponer, con el fin de que si llega DIAN se pueda comprobar que es solo de exhibición y no para la venta.

DESPACHOS DE TODO TIPO DE SEVICIO DE COURIER.

Compañías de Courier Internacional le pueden ofrecer servicios puerta-a-puerta, y posiblemente le asegurarán que su mercancía será entregada en su stand en la Feria ANDINALINK. De hecho, una vez la carga arriba en Cartagena se debe hacer un ingreso oficial ante un Agente Aduanero que puede ser el proveedor sugerido de Transporte y Agente de Carga de la organización u otra empresa de su preferencia, el cual debe presentar todos los documentos junto con la Declaración de Aduanas.

SUNRISE CARGO, representante de SCHENKER y BAX Global en Colombia ha sido nombrado Proveedor Sugerido de Transporte y Agente de Carga para el evento y coordinará el Transporte Internacional y los Procesos Aduaneros para la organización ANDINA LINK.

Con el fin de dar cumplimiento a los requisitos legales establecidos por la legislación colombiana en términos de Seguridad y Salud en el Trabajo, nos permitimos informar que es deber de su empresa de montajes, de servicios musicales o artísticos, de producción, logística o seguridad y las de sus expositores, cumplir con los requisitos y comunicar cualquier inquietud a su Coordinador de Eventos para el desarrollo normal de sus actividades dentro de nuestras instalaciones.

A continuación, les recordamos las fechas asignadas para el recibo de mercancía en nuestras bodegas. De igual manera les compartimos la fecha límite para el retiro del material.

Recibo de material: a partir del 3 de marzo del 2023

Fecha límite para retirar material: 12 de Marzo del 2023 y el centro de convenciones no se hace responsable de este material.

Hotel Las Américas:

Codigo Postal: 130001

Anillo Vial sector Cielo Mar No. 22-197 y No. 22-80

Bodega del centro de convenciones Hotel las Americas

Cartagena de indias- Colombia Sur America

Marcar con el nombre del evento y numero de stand.

Les recordamos que en caso de que usted, sus proveedores y/o sus expositores requieran personal para cargue de mercancía de bodega al área de evento y/o exposición, pueden solicitar el servicio a través de su coordinador de evento o de la Oficina de Atención al Expositor con por lo menos 24 horas de anticipación. A continuación, le comparto los datos:

Patricia Meldivieso  – Coordinadora de la oficina del expositor

Celular: 322 2140951

Correo electrónico: patricia.meldivelso@lasamericashg.com

Es importante recordarles a los expositores y al personal de la Organización, que NO se recibirán materiales o cajas a nombre de ningún personal que labore en el Centro de Convenciones. Deben venir a nombre del evento y del # stand.

TRANSPORTE AÉREO:

Existen tarifas especiales para asistentes a Andina Link con la aerolínea LATAM . Para mayor información por favor visite nuestra página web: https://cartagena.andinalink.com/aerolinea-oficial/www.andinalink.com

HOTELES SUGERIDOS:

Tenemos convenios con Hoteles con tarifas especiales, para asistentes al evento Andina Link. Encuentre la información en el siguiente enlace  https://cartagena.andinalink.com/hoteles-sugeridos/

DIRECTORIO SERVICIOS

SERVICIOS AUDIOVISUALES

CENTRO DE CONVENCIONES LAS AMERICAS

Interdedicado

Patricia Meldivieso  – Coordinadora de la oficina del expositor

Celular: 322 2140951

Correo electrónico: patricia.meldivelso@lasamericashg.com

PROVERDORES SUGERIDO PARA LA CONSTRUCCION DE STANDS.

Y TRANSPORTE DE MERCANCIA 

https://cartagena.andinalink.com/proveedores-de-servicios/

AGENCIA DE VIAJES

GEMA TOURS S.A.

https://cartagena.andinalink.com/hoteles-sugeridos/

ANDINA LINK

Colombia
Lucia Morales
P.R Marketing Manager and Sales

Cel: 57 314 4189661

   luciam@andinalink.com
ANDINA LINK – TDC EVENTS INTERNATIONAL

Skype: tdcevents01