ANDINA LINK CARTAGENA 2020

Introducción 2
Información General 4
Normas y características de la exhibición comercial 6
Características de los stands entregados por Andina Link 8
Información logística, transporte aéreo y hoteles 9
Formularios a Diligenciar 10
Descripción de Productos 11
Rótulo Frontal 12
Registro del personal 13
Sillas y mesas adicionales 14
Información para casos de emergencia 15
Instalaciones eléctricas 16
Servicios de internet 17
Servicios de personal de apoyo dentro de su stand 18
Alquiler de pantallas de TV 19
Directorio de Servicios 20
Directorio Andina Link 21

INTRODUCCIÓN

Para todos los efectos este manual servirá de guía para que los expositores y patrocinadores de ANDINA LINK CARTAGENA 2020 puedan organizar su participación y disminuir la ocurrencia de imprevistos antes, durante y después del evento.

Cada uno de los puntos que se relacionan en el manual le ayudará a planear su participación, desde el envío de mercancías y construcción de su stand hasta los eventos sociales a los que le gustaría asistir durante su estancia en Cartagena.

Por lo tanto, le recomendamos no deje de leer detenidamente cada uno de los capítulos que de manera práctica y concisa le hacen recomendaciones para facilitar su participación en el evento.

Responsabilidades de Andina Link / Centro de Convenciones

  • Ni Andina Link, sus agentes, ni ninguno de sus representantes serán responsables por ningún daño o pérdida que pueda ocurrir a los expositores, la propiedad de estos, sus invitados, empleados o agentes, sea cual sea la causa, incluyendo la cancelación o la imposibilidad de la asistencia a la exposición. Esta comunicación se encuentra en la página web del evento. Es obligación de todo expositor y patrocinador leer toda la información aquí contenida. Por consiguiente, la organización asume, que, si no hay ninguna clase de comunicación después de recibido objetando alguno de los puntos aquí mencionados, que este documento ha sido leído, estudiado y aceptado por la empresa expositora lo cual libera a la organización Andina Link / TDC Events de cualquier responsabilidad. El expositor se compromete a pagar por cualquier daño producido por él, sus empleados o agentes al edificio en el que se celebre la exposición daños a su equipo, ya sea por falta de cuidado o cualquier otra causa
  • El Centro de Convenciones y la organización Andina Link/ TDC Events ofrecerán un servicio de seguridad en el área de exposición y las salas de conferencias durante las 24 horas del día. El personal del expositor deberá llevar siempre su acreditación visible. Para la zona de registro y reclamo de escaparapelas se solicitará documento de identificación. A todos los expositores que se les pierda la escarapela de identificación tendrá un cobro de $30 USD. Todos los expositores deberán tomar medidas para mantener bajo llave o bajo la supervisión del personal del stand los objetos que puedan ser hurtados durante el evento.
  • Las compañías que contraten empresas de montaje externas a ARQA Studio, deben de enviar un listado de las personas con número de cedula de las cuales realizaran el montaje, las personas deben de registrarse con documento de identificación en mano y siempre portar la escarapela. El listado debe de enviarse a su representante de ventas, de lo contrario las personas no podrán ingresar al Centro de Convenciones de Cartagena. 
  • El expositor asume toda la responsabilidad y acepta indemnizar y mantener fuera de toda responsabilidad a los organizadores de Andina Link, así como a sus directivos y empleados ante cualquier perdida o daño a personas o propiedades, incluyendo los pagos de abogados, que se puedan provocar o sean causadas por la instalación de su stand, su desmantelamiento, mantenimiento o uso del área de exposición. El expositor sabe que Andina Link, sus organizadores, así como el Centro de convenciones no mantiene ningún tipo de seguro sobre la propiedad del expositor y que es responsabilidad únicamente del expositor, así como la obtención correspondiente de seguros por daños a personas y materiales e interrupción de negocios.

INFORMACIÓN GENERAL

Fechas: 3, 4 y 5 de Marzo de 2020
Lugar: Centro de Convenciones Julio Cesar Turbay Ayala – Cartagena, Colombia

Horarios de Montaje de stands:

02 de Marzo de 2020 de 07:00 am – 10:00 pm

03 de Marzo de 2020 de 07:00 am – 10:00 pm

Apertura Muestra Comercial:

Miércoles 04 de Marzo de 2020 de 11:30 am – 06:00 pm

Jueves 05 de Marzo de 2020 de 11:30 am – 06:00 pm

Desmontaje de stands:

Jueves, 05 de Marzo de 2020, 5:30 pm a 3:00 am del día Viernes 6 de Marzo

AGENDA GENERAL

(click para ver agenda)

NORMAS Y CARACTERÍSTICAS DE LA EXHIBICIÓN COMERCIAL

Áreas utilizadas para la exhibición comercial dentro del Centro de Convenciones:

ÁREA A:
Hall de Exposiciones Área: 779 mt2
Altura de techo: 2.30 mts.

ÁREA B:
Salón Gran Barahona Área: 1.331 mt2
Altura de techo: 7 mts.

Normas del área de exhibición
Normas para el montaje y desmontaje de stands dentro del área de exhibición:

  • Los expositores deberán reportarse a la organización: Andina Link en el puesto de información ubicado en el Centro de Convenciones el día lunes 02 de Marzo de 2020 a las 09:00 am para efectos del montaje de sus respectivos stands.
  • Toda mercancía destinada a la exhibición debe ser ingresada por las puertas destinadas para recibo de carga, durante los horarios permitidos.
  • Todos los booths o stands deben estar totalmente terminados el día Miércoles 04 de Marzo de 2020 a las 10:00 am
  • No se permite desmontar stands antes del último día de exposición a la hora señalada.

Normas y condiciones para el diseño y construcción de stands

  • En el Hall de exposiciones los stands no pueden superar una altura de: 2.20 metros.
  • En el Gran Salón Barahona y Hall Barahona los stands no pueden superar una altura de: 5 metros dependiendo la ubicación del stand, puede ser menos. (los siguientes stands no pueden superar los 3,00 Metros 44,48 y 49)

Normas sobre áreas comunes del área de exhibición

  • Ningún tipo de rótulo, placa u otra forma de publicidad podrá ser usada en los pasillos de la exposición ni fijada a las paredes o columnas de esta.
  • Ninguna publicación puede ser distribuida en el área de sala de conferencia, de registro o exhibición sin el consentimiento de la organización Andina Link.

Normas para el Ingreso de personas al área de exhibición

  • A delegados, visitantes y miembros de la prensa NO se les permitirá la entrada durante el tiempo de montaje a la sala de exhibición.
  • La sala de exhibición abrirá las puertas a visitantes y miembros de la prensa solamente durante las horas de exposición.
  • Favor de NO convocar a reuniones dentro de la sala de exhibición durante el tiempo de montaje.

CARACTERÍSTICAS DE LOS STANDS QUE SON ENTREGADOS POR ANDINA LINK A LOS EXPOSITORES

Disposición del StandSi el personal de su compañía no va a ser el encargado del montaje de su stand o si necesita una instalación eléctrica compleja, deberá hacer un esquema de su stand a escala, en una cuadricula.

Envíe una copia de este esquema a Andina Link / TDC Events al e-mail: lucia@andinalink.com; rosana@andinalink.com

No olvide incluir el nombre de su compañía y el número de su stand

Mobiliario: La organización Andina Link se encargará de instalar y desinstalar el siguiente equipo en cada espacio contratado.

  • Paredes laterales y trasera en telón cuyo metraje consta de 1 metro de largo, y su altura depende del tamaño de cada espacio en la muestra comercial: 
    – Altura maxima

    – Hall de expositores 2.20 mts de alto
    – Hall del Barahona 2.40 mts de alto
    – Salón Barahona 2.40 mts de alto
  • 1 rótulo de identificación.
  • Un spot de luz 110v
  • Una mesa 1.20 cm de largo x 60 cm de ancho
  • 2 Sillas.

Si desea mobiliario adicional podrá reservarlo según la disponibilidad que tenga el proveedor de estructuras sugerido: (remítase a la página del Directorio de Servicios).

Equipos audiovisuales y sonido: Usted podrá instalar equipos audiovisuales y de sonido, que deberá contratar directamente con el Centro de Convenciones o por intermedio de su diseñador y/o constructor de stand, pues no hacen parte del valor del stand.(Nota: Si solicita servicios audiovisuales de un contratista independiente que no sea del Centro de Convenciones, tendrá que pagar un permiso o descorcho para ingresar TV, Equipos etc, consultar con  lucia@andinalink.com; rosana@andinalink.com)

Nota: Para respetar la exhibición del stand que tiene a su alrededor le pedimos el favor de mantener el nivel del sonido a un volumen prudente.

Contratistas no oficiales: Si usted desea hacer una construcción diferente a la que ANDINA LINK provee o alquilar mobiliario adicional debe exigir un certificado de seguro demostrando que el contratista que va a utilizar tiene un seguro que cubre por responsabilidad civil.

INFORMACIÓN LOGÍSTICA: INFORMACIÓN RELATIVA AL ENVÍO DE MERCANCÍAS

Información General:

Para el período de Enero 26 a Febrero 26 de 2019 el Centro de Convenciones de Cartagena será declarado Zona Libre Temporal. Durante este tiempo, el Centro de Convenciones estará bajo el control de las Autoridades Aduaneras Colombianas, las cuales controlarán el ingreso y la salida de todo tipo de mercancías.

Esto es también válido para DESPACHOS DE TODO TIPO DE SEVICIO DE COURIER.

Compañías de Courier Internacional le pueden ofrecer servicios puerta-a-puerta, y posiblemente le asegurarán que su mercancía será entregada en su stand en la Feria ANDINALINK. De hecho, una vez la carga arriba en Cartagena se debe hacer un ingreso oficial ante un Agente Aduanero que puede ser el proveedor sugerido de Transporte y Agente de Carga de la organización u otra empresa de su preferencia, el cual debe presentar todos los documentos junto con la Declaración de Aduanas.

SUNRISE CARGO, representante de SCHENKER y BAX Global en Colombia ha sido nombrado Proveedor Sugerido de Transporte y Agente de Carga para el evento y coordinará el Transporte Internacional y los Procesos Aduaneros para la organización ANDINA LINK.

Con el fin de dar cumplimiento a los requisitos legales establecidos por la legislación colombiana en términos de Seguridad y Salud en el Trabajo, nos permitimos informar que es deber de su empresa de montajes, de servicios musicales o artísticos, de producción, logística o seguridad y las de sus expositores, cumplir con los requisitos y comunicar cualquier inquietud a su Coordinador de Eventos para el desarrollo normal de sus actividades dentro de nuestras instalaciones.

Es importante que tanto la organización, como sus proveedores y/o expositores conozcan esta información, por lo cual adjuntamos el Instructivo de Soporte de Riesgos Laborales con las instrucciones y recomendaciones en este ámbito.

Por otro lado, nos permitimos compartirles en adjunto el Anexo 3 del Reglamento de Operaciones – Cargue y Descargue de Mercancía, el cual establece las indicaciones a tener en cuenta para el procedimiento, de igual manera anexamos formato de cómo se debe marcar la mercancía.

Cabe hacer la anotación que este comunicado, fechas, condiciones y anexos adjuntos corresponden al ingreso de material a la Bodega del CCCI.

A continuación les recordamos las fechas asignadas para el recibo de mercancía en nuestras bodegas. De igual manera les compartimos la fecha límite para el retiro del material.

Para poder garantizar espacio es muy importante que tanto la organización como los expositores cumplan con estos tiempos.

Recibo de material: a partir del 27 de Febrero del 2020

Fecha límite para retirar material: 7 de Marzo del 2020

Les recordamos que en caso que usted, sus proveedores y/o sus expositores requieran personal para cargue de mercancía de bodega al área de evento y/o exposición, pueden solicitar el servicio a través de su coordinador de evento o de la Oficina de Atención al Expositor con por lo menos 24 horas de anticipación. A continuación le comparto los datos:

María Patricia Espinosa – Coordinadora de la oficina del expositor

Celular: 314 5912246

Teléfono: 57 (5) 654 4000 ext 4436

Correo electrónico: expositores@cccartagena.com

Grechy Castro – Auxiliar de la Oficina del Expositor

Celular: 314 5912246

Teléfono: 57 (5) 654 4000 ext 4442

Correo electrónico: auxexpositores@cccartagena.com

En cuanto al retiro del material, si al finalizar el evento el usuario no puede retirar sus equipos o mercancías, deberá ubicarlas en la bodega de seguridad en cajas bien selladas por espacio de 24 horas como máximo. Al término de estas se cobrará una tarifa diaria de bodega de $2.000 + IVA por metro cuadrado, por día.

Es importante recordarles a los expositores y al personal de la Organización, que NO se recibirán materiales o cajas a nombre de ningún personal que labore en el Centro de Convenciones. Deben venir a nombre del evento y del # stand.

TRANSPORTE AÉREO:

Existen tarifas especiales para asistentes a Andina Link con la aerolínea AVIANCA. Para mayor información por favor visite nuestra página web: https://cartagena.andinalink.com/aerolinea-oficial/www.andinalink.com

HOTELES SUGERIDOS:

Tenemos convenios con Hoteles con tarifas especiales, para asistentes al evento Andina Link. Encuentre la información en el siguiente enlace  https://cartagena.andinalink.com/hoteles-sugeridos/

DIRECTORIO SERVICIOS

SERVICIOS AUDIOVISUALES

CENTRO DE CONVENCIONES CARTAGENA DE INDIAS
María Patricia Espinoza
expositores@cccartagena.com auxexpositores@cccartagena.com 
Coordinador Oficina del Expositor
Centro de Convenciones Cartagena de Indias
Getsemaní, Calle 24 # 8ª – 344, Cartagena de Indias, Colombia
Tel: +57 (5) 654 4000 Ext: 4436
www.cccartagena.com

CONSTRUCCIONES TEMPORALES, MOBILIARIO, DECORACIÓN

Arqa Studio
Omar Enrique Puerto
Director
Móvil: (57)318 516 3596 – (57)310 858 6428
Fijo: (57)1 744 9363
www.arqa.co
omarpuerto@arqa.co
Bogotá – Colombia

IMPRESOS, STANDS, MERCHANDISING, POP

X-Pro
Johanna Vargas D.
Directora de proyectos
Móvil:(+57) 316 7443140
Teléfono:(+57 1) 5106990
Skype:johavargas15
jvargas@xpro-design.com
www.xpro-design.com

MODELOS

PORTADA MODELS
Edwin Prado
booker1@portadacartagena.com
Tel: 57 5 6436697
Cel. 57 301 3582130
www.portadacartagena.com

Nasly Martinez
info@portadacartagena.com
Cel. 57 312 6814613
www.portadacartagena.com

TRANSPORTE MERCANCIA

Sunrise Cargo S.A.
Partner of the DB Schenker Network
Teléfono +57 (1) 7 42 62 62 Ext 1251
Cel +57 310 480 95 93
E-Mail anyela.menjura@sunrisecargo.com
Bogotá / Colombia
www.sunrisecargo.com

AGENCIA DE VIAJES

GEMA TOURS S.A. American Express Travel Services
Telly Lopez
Asesora Congresos, convenciones, Incentivos, Ferias & Festivales
E-mail: sabinaschot@gematours.com
Web site: www.gematours.com
PBX: 57 – 5-6602499 ext 143 FAX: 57 – 5 – 6601624
Cartagena, Colombia

DIRECTORIO ANDINA LINK

Colombia
Lucia Morales
P.R Marketing Manager and Sales

Cel: 57 3102148115   /   lucia@andinalink.com
ANDINA LINK – TDC EVENTS INTERNATIONAL

 

 

Rosana Zuccaro P.
Marketing Executive

+57- 314-419-38 91  /  rosana@andinalink.com

ANDINA LINK – TDC EVENTS INTERNATIONAL

Tel Colombia: (57) 1 635-6898 / 635-6887
Fax Colombia: (57) 1 256-8387
Cel Colombia: (57) 317 879 2475
Tel USA: +1 (305) 767-1477
Skype: tdcevents03
lucia@andinalink.com

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